Data Flow Diagram
Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari
sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan
sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol
digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum
mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran
diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.
Tipe dalam Data Flow Diagram
Konteks diagram
Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami
pertama. Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang
menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal.
Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa
istilah penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya
diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem.
Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan.
Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan
entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang
relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat”
seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen
dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa
sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram
konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang
menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah
aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2
“pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem
(yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.
Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah
sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data
ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya,
departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data.
Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah
proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang
dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko”
menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan
menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai
pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu
menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas
penjualan.
Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata
benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data
ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari
66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis
dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru
penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box
entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan
relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram Logis
Data Flow Diagram Logis adalah representasi bergambar dari
sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan aliran data ke dan dari
proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem informasi dokumen karena kami
dapat mewakili sifat logis sistem – sistem tugas yang melakukan – tanpa harus
menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas selesai. Keuntungan dari DFD
logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi pada fungsi
yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4, dimana label pada aliran
data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di transmisikan. Adalah
pembayaran dalam bentuk check, uang tunai, kartu kredit, atau kartu debit? Kita
tidak tahu, adalah “ jurnal penjualan” file buku, kartu, atau komputer? Sekali
lagi, kita tidak tahu.
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)
Apa yang kita tahu bahwa pelanggan pembayaran diterima,
diverifikasi untuk akurasi, tercatat dalam jurnal penjualan, dan disimpan di
bank. Jadi, DFD logis menggambarkan sistem kegiatan, sedangkan DFD fisik
menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar untuk memahami
sistem yang benar.
Pada akhirnya, catatan bahwa proses pada Gambar 3.4 dilabeli
dengan kata yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, daripada dicap dengan
kata benda yang kita lihat pada DFD fisik.
Gambar 3.4 adalah tingkatan atas melihat lingkaran di Gambar
3.2 diagram konteks. Karena semua lingkaran dalam Gambar 3.4 yang diikuti
oleh titik desimal dan nol angka, diagram ini sering disebut “tingkat 0”
diagram. Anda harus menyadari bahwa masing-masing data mengalir ke dalam dan
keluar dari konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir ke dan dari lingkaran
dalam Gambar 3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran, seperti “rekor
penjualan”, yang adalah terkandung dalam lingkaran di Gambar 3.2). ketika dua
DFD – dalam kasus ini, DFD seimbang. Hanya seimbang set DFD (yaitu diagram
konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah benar.
Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami telah “membuktikan tidak
benar” konteks diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya yang tingkat atas.
Kita telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk melihat pembagian
utama “proses penerimaan uang”. Subdivisi berturut-turut, atau “meledak” dari
logis DFD disebut atas ke bawah partisi dan, ketika dilakukan dengan benar,
mengakibatkan serangkaian seimbang DFD.
Kami akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan
serangkaian generik DFD seimbang, belajar partisi dan menyeimbangkan.
Pemberitahuan bahwa tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan
output yang sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a). Sekarang lihat pada
bagian c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input yang sama (A) dan
keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus ada karena diagram
1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian b. Yang sama dapat
dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0. Akhirnya, bagian e
menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1. studi Gambar 3.5 dan pastikan
anda memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD. Sementara anda belajar
gambar, anda mungkin juga melihat konvensi digunakan untuk nomor lingkaran di
setiap tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul dalam konteks diagram dan
diagram level 0 tetapi tidak biasanya muncul dalam diagram di bawah tingkat 0.
Top - down partisi DFD ini sering dikaitkan dengan pendekatan
sistem, yang merupakan cara berfikir tentang solusi untuk masalah dana tentang
desain sistem informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk mempertimbangkan
sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling
berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis masalah
atau sistem oleh membusuk sistem
Meskipun DFD Fisik demikian pula dinomori, kami tidak
menggunakan istilah “tingkat 0” bila merujuk kepada DFD Fisik karena tidak ada
tingkat DFD yang lebih rendah.
Gambar 3.5 Satu Set DFD Seimbang
(atau masalah situasi) cara Top - down, mengungkapkan
progresif, lebih detail. Setelah memulai dekomposisi kami di bagian atas dengan
pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui hubungan.
Data Flow Diagram (Diagram aliran data)
(yaitu antar bagian) antara bagian-bagian sistem, kita dapat
melanjutkan secara teratur untuk memecahkan masalah kita atau untuk merancang
sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem baru dengan menggunakan pendekatan
sistem, kita kecualikan sistem baru secara bersamaan untuk mempertimbangkan
seluruh serta beberapa, antar hubungan yang dinamis dari bagian.
Kami menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat
menarik dua cara tersebut untuk mendokumentasikan sistem yang
ada, atau kita dapat membuat dua cara tersebut dari awal ketika
mengembangkan sistem pembangunan baru (bab 15-19). Dalam bagian
ini, kami menjelaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari
sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada.
Narasi
Gambar 3.6 berisi narasi menggambarkan sistem penerimaan
kas untuk Perusahaan Causeway. Kolom pertama menunjukkan
jumlah paragrap, kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi.
kami jelaskan di sini metode teratur untuk menggambar DFD untuk
sistem Causeway. Anda akan mendapatkan manfaat besar dari bagian
ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama. melakukan setiap
langkah seperti yang diarahkan, dan tidak membaca atau melihat
ke depan.
Saat Anda mengikuti bersama dengan kami, Anda mungkin
ingin menggambar diagram di atas kertas atau kertas grafik diagram
alur. Juga DFD Anda (dan diagram alur) akan memiliki penampilan
yang lebih profesional jika Anda menggunakan contoh diagram
alur. Sebuah template diagram alur adalah sepotong plastik di mana simbol diagram
alur berbagai aplikasi (seperti lingkaran, persegi, dan persegi
panjang) telah dipotong. Dengan menyediakan sarana untuk melacak simbol diagram
alur, contoh mempercepat gambar Anda dan mempromosikan teknik diagram
alur yang baik. Namun, bahkan jika Anda menggunakan kertas diagram
alur dan contoh, jangan tergoda untuk membuat sketsa pertama
Anda produk akhir.
Tabel Entitas dan Kegiatan
langkah pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan
kegiatan. Dalam jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan lebih
cepat dan akurat dari DFD dan sistem diagram alur karena menjelaskan informasi
yang terkandung dalam sebuah narasi dan membantu kita mendokumentasikan sistem
dengan benar.
Untuk memulai meja anda entitas dan kegiatan, pergi melalui
narasi baris demi baris dan menempatkan kotak di sekitar pertama disetiap
internal dan eksternal entitas. Setelah anda telah menempatkan kotak di setiap
entitas, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar anda untuk
daftar kolom pertama dari tabel 3.1 . Pemberitahuan bahwa narasi mengacu pada
beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki
"ruang surat" pada baris 3 dan "petugas" pada baris 5.
Mengapa kita memiliki
Gambar 3.6 Narasi dari Sistem Terima Uang Perusahaan
Causeway
|
Paragraf
|
Line
|
Text
|
|
1
|
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
|
Perusahaan Causeway menggunakan
prosedur-prosedur berikut ini untuk memproses uang
yang diterima dari penjualan kredit ruang surat
menerima cek-cek dan nota-nota pengiriman uang dari
para pelanggan seorang pegawai menandatangani cek-cek
dan menulis jumlah yang dibayarkan dan nomor ceknya
di nota pengiriman uang.
Secara teratur, pegawai ruang surat menyiapkan sebuah
Total paket dari nota-nota pengiriman uang dan
mengirim paket nota pengiriman uang ke
rekening-rekening yang dapat diterima bersamaan
dengan sebuah salinan dari
paket total , pada saat yang sama pegawai tersebut
mengirim paket cek yang sesuai
ke kasir.
|
|
2
|
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
|
Di seorang pegawai memasukkan
Paketnya ke dalam sebuah terminal online dengan mengetik
Paket + total, nomor pelanggan,
nomor faktur, jumlah yang di bayar, dan
nomor cek. Setelah memastikan bahwa
fakturnya terbuka dan jumlah yang benar
dibayarkan, komputernya mengirim
pembayarannya ke rekening yang dapat diterima di
master. Jika ada perbedaan,
sang pegawai diberitahu.
|
|
3
|
25
26
27
28
29
30
31
|
Pada akhir setiap paket (atau di
akhir hari), komputer mencetak sebuah
slip deposit dalam rangkap di terminal
di kantor kasir. Kasir
membandingkan slip deposit dengan
paket cek yang sesuai dan kemudian
membawa depositnya ke bank.
|
|
4
|
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
|
Selagi depositnya di masukan, nomor cek
dan jumlah yang dibayarkan untuk tiap transaksi
menyalin dengan membukukan. Catatan ini digunakan
untuk membuat sebuah daftar tanda terima uang di akhir
hari
sebuah rekapitulasi dari tagihan pelanggan yang dibayar
di hari itu juga dicetak pada saat yang sama.
Pegawai piutang mencocokan laporan-laporan ini
dengan tanda pengiriman uang dan paket total
dan mengirimkan tanda terima
uang total kas ke kantor keuangan umum.
|
Ada “bank” dan “kantor umum buku keuangan” dalam daftar
kami? karena kami mengasumsikan bahwa mereka menerima barang-barang (yaitu
deposit dan tanda terima total uang) yang dikirim kepada mereka. Mengapa kami
melakukan “terminal online” dengan komputer?
Tabel 3.1 Entitas dan Kegiatan untuk Sistem Pintas
Penerimaan Uang
|
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
|
Ruang surat (pegawai)
|
1
1
1
1
1
1
|
1. Menerima cek dan
berita pembayaran
2. Memberikan
persetujuan pemeriksaan
3. Menulis jumlah yang
dibayarkan dan nomor cek atas berita pembayaran
4. Mempersiapkan jumlah
total dari berita pembayaran
5. Mengirim sejumlah
berita pembayaran dan salinan dari jumlah total kepada petugas piutang
6. Mengirim sejumlah
cek kepada kasir
|
|
Nasabah
|
||
|
Akun piutang (pegawai)
|
2
2
4
4
|
7. Memasukan jumlah ke
pusat secara online
8. Kunci jumlah total,
nomor pelanggan, nomor faktur, jumlah yang dibayar dan nomor cek
9. Membandingkan
laporan komputer dengan berita pembayaran dan jumlah total
10. Mengirimkan total penerimaan kas ke buku
besar kantor
|
|
Kasir
|
3
3
|
11. Membandingkan slip setoran dengan jumlah
cek
12. Mengambil deposite ke bank
|
|
Komputer (secara online)
|
2
2
2
3
4
4
4
|
13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan
jumlah yang dibayar benar
14. Memposting pembayaran ke akun piutang pusat
15. Memberitahukan petugas dari kesalahan
16. Mencetak slip setoran
17. Mencatat transaksi
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan rekening nasabah yang
dibayar
|
|
Bank
|
||
|
Buku besar kantor
|
Karena terminal tidak muncul untuk melakukan proses apapun
tetapi sama seperti bagian dari komputer pusat. Sebelum membaca, selesaikan
segala perbedaan antara daftar entitas daftar di kolom pertama dari Tabel 3.1.
Untuk melanjutkan persiapkan tabel entitas dan aktivitas
anda, lanjutkan melalui narasi dan lingkaran (proses) setiap kegiatan yang
dilakukan. Kegiatan awal, perubahan, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan
dalam urutan yang muncul dalam cerita. Daftar aktivitas setelah entitas yang
melakukan kegiatan. Setelah Anda mempunyai daftar aktivitas di Tabel 3.1.
Perhatikan bahwa kita terdaftar baik di aktivitas 7 dan aktivitas 8. Mungkin
aktivitas 7 menggambarkan aktivitas 8 dan itu sendiri tidak perlu terdaftar.
Namun, lebih baik untuk mendaftar kegiatan meragukan daripada melewatkan suatu
kegiatan. Lihat bagaimana daftar aktivitas 15, ditemukan pada baris 23 dan 24
- kita mengubah ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu"
sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di sebelah entitas yang melakukan
tindakan. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar aktivitas
dan daftar dalam Tabel 3.1.
Menggambar Diagram Konteks
Sekarang kita siap untuk menggambar diagram konteks. Awal
diagram konteks hanya terdiri dari satu lingkaran, kita dapat mulai diagram
konteks kita dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya,
kita harus menggambar kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita harus
memutuskan mana dari entitas dalam Tabel 3.1 yang eksternal dan akan menjadi
sumber atau hilang, dan yang internal untuk sistem.
Pedoman 1 :
Termasuk dalam konteks sistem (lingkaran) setiap entitas
yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih proses.
Informasi kegiatan pengolahan (processing activities) adalah
kegiatan mengubah data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan
dokumen, memasukkan data, verifikasi, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan,
perhitungan, dan peringkasan. Mengirim dan menerima data bukan infomasi
kegiatan karena mereka tidak mengubah data.
Untuk menemukan mana entitas yang tidak melakukan kegiatan
pengolahan informasi, kita harus memeriksa tabel entitas dan aktivitas dan
menghilangkan kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi.
Melalui tabel Anda entitas dan aktivitas, coret semua kegiatan yang tidak
melakukan kegiatan pengolahan informasi.
Pada awalnya, Anda harus mengeleminasi kegiatan 1, 5, 6, 10,
dan 12 karena kegiatan ini hanya mengirim atau menerima data. Seperti yang
telah disebutkan sebelumnya, aktivitas 7 hanya menggambarkan aktivitas 8 dan
dapat dihilangkan. Akhirnya, aktivitas 15 dapat dihilangkan karena pedoman
berikut :
Pedoman 2 :
Hanya mencakup rutinitas pemrosesan normal, tidak terkecuali
rutinitas atau rutinitas kesalahan, pada diagram konteks, DFD fisik, dan
tingkat 0 DFD logis.
Karena aktifitas 15 terjadi hanya ketika data pembayaran
mengandung kesalahan, kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat ini. Tabel
entitas dan kegiatan, dengan kegiatan eleminasi mencoret, sekarang harus
menunjukkan bahwa ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan kegiatan
pengolahan informasi dan bahwa pelanggan, bank, dan kantor buku besar tidak.
Entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi bersifat internal. Semua
entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas eksternal dan termasuk
dalam diagram konteks sebagai sumber atau dihilangkan. Tidak ada entitas
lainnya harus ditambahkan karena pedoman ini :
Pedoman 3:
Termasuk pada sistem dokumentasi semua (dan hanya) kegiatan
yang dijelaskan dalam narasi sistem - tidak lebih, tidak kurang.
Karena ada tiga entitas eksternal ke sistem pintas
penerimaan kas - pelanggan, bank, dan buku besar kantor- Anda harus
menggambar tiga kotak di atas kertas mengelilingi lingkaran konteks satu.
Selanjutnya, gambar dan namai aliran data yang menghubungkan entitas eksternal
dengan lingkaran. Awal penamaan (label) secara logis biasanya digunakan pada
diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan penamaan
logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk penamaan kontes lingkaran.
Menuliskan penamaan (label) deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi
dalam sistem. Penamaan kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari
sistem lintas - penamaan, penerimaan kas dari pelanggan biaya. Sistem secara
pintas (causeway) tidak termasuk penerimaan kas dari sumber lain.
Gambar 3.7 adalah diagram konteks sistem secara pintas
(causeway) selesai. Bandingkan dengan diagram konteks Anda, dan selesaikan
setiap perbedaan. Perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak
pelanggan. Pedoman berikut ini berlaku:
Pedoman 4:
Ketika beberapa entitas identik beroperasi, menggambarkan
hanya satu untuk mewakili semua.
Menggambar Arus Fisik Data Flow Diagram
Untuk menjaga Arus fisik DFD saat ini seimbangan dengan
diagram konteks, anda mulai dengan menggambar arus fisik DFD tiga entitas
eksternal dari diagram konteks dekat tepi kertas. Selanjutnya, gambar dan namai
setiap aliran data yang masuk ke dua masuk dan keluar dari sumber tunggal.
Tinggalkan tengah halaman, di mana kita akan membuat sketsa sisa diagram,
mungkin seperti kosong. karena ini adalah DFD fisik, arus data harus memiliki
nama yang menggambarkan sarana yang alirannya dicapai. Misalnya, pembayaran
dari pelanggan sekarang harus dinamakan "cek dan saran pembayaran".
Karena masing-masing entitas internal yang tercantum dalam Tabel 3.1, tabel
entitas dan aktivitas, menjadi lingkaran dalam DFD fisik kita, kita tahu bahwa
saat ini DFD fisik kita akan berisi empat lingkaran: masing-masing untuk ruang
surat, kasir, piutang, dan komputer. Kami akan mulai menambahkan keempat
lingkaran dengan terlebih dahulu menggambar lingkaran pada diagram kita yang
terhubung ke sumber dan hilang. Selama proses ini anda harus mempertimbangkan
semua kegiatan "mengirim” dan “menerima" dan kegiatan timbal balik
yang tersirat. Misalnya aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat
"menerima" cek dan pembayaran
Seperti yang kami katakan sebelumnya, implikasinya adalah
bahwa pelanggan "mengirim" barang-barang ini. Gambar tabel lingkaran
ruang surat, lingkaran piutang dan lingkaran kasir dan gunakan aliran data
untuk menghubungkan masing-masing tiga lingkaran untuk entitas yang berhubungan
eksternal.
Untuk menyelesaikan DFD fisik, kita harus melalui tabel
entitas dan kegiatan sekali lagi dan menarik semua entitas dan arus yang
tersisa. ikuti bersama dengan kami saat kami menyelesaikan diagram. Kegiatan 5
menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang. Kegiatan 6 menunjukkan
hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8 memberitahu kita bahwa
petugas piutang memasukkan data ke dalam komputer. Menggambar lingkaran
komputer, label "4.0", dan menghubungkannya ke piutang. untuk
melakukan kegiatan 9, rekening piutang harus menerima laporan dari komputer.
Gambar dan nama satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran). untuk melakukan
kegiatan 11, kasir harus menerima surat tanda setoran dari komputer. Kegiatan
13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca sehingga catatan faktur
terbuka dapat diambil. menarik piutang master file dan aliran dari file
komputer ke lingkaran. Melihat bahwa label pada file menunjukkan bahwa media
penyimpanan fisik disk. Kita menarik aliran hanya dari file karena permintaan
data tidak mempunyai aliran data. Oleh karena itu, kita tidak menunjukkan
permintaan untuk catatan faktur terbuka. Gerakan dari catatan keluar dari file
dalam menanggapi permintaan ini adalah aliran data dan ditampilkan. Perhatikan
juga bahwa kita tidak menunjukkan aliran dari file master piutang langsung ke
gelembung piutang. karena lingkaran piutang master file adalah file komputer,
hanya komputer yang dapat membaca atau menulis file.
karena catatan faktur terbuka harus dibaca ke dalam
komputer, diperbarui, dan kemudian baca kembali ke file piutang master,
aktivitas 14 membutuhkan aliran data dan ke file piutang master. (kita menarik
aliran dari file untuk aktivitas 13). Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar
sebuah file untuk mencatat rekaman dan bahwa kita menarik aliran data dari
komputer ke dalam file tersebut, sedangkan aktivitas 16 mengharuskan kita
menarik aliran dari catatan file. Akhirnya, untuk menggambarkan aliran data
yang dibutuhkan untuk mencetak laporan yang ditunjukkan dalam kegiatan 18 dan
19, kita perlu untuk menarik arus dari file baik ke komputer. Anda mungkin
berpikir bahwa semua aliran masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak
diperlukan. kami menawarkan saran dalam bentuk pedoman.
Pedoman 5 :
untuk kejelasan, menggambar aliran data untuk setiap aliran
masuk dan keluar dari file.
Gambar 3.8 adalah DFD fisik saat ini. Bandingkan dengan
diagram dan sebelum membaca, pisahkan segala perbedaan. Anda akan melihat bahwa
ada file antara ruang surat dan kasir. File ini, tidak disebutkan dalam cerita,
telah ditambahkan untuk menunjukkan bahwa kasir harus berpegang pada cek sampai
surat tanda setoran dicetak pada terminal komputer. kami menawarkan pedoman
berikut.
Pedoman 6 :
jika file secara logis diperlukan (yaitu, karena adanya
keterlambatan antara proses), termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak
disebutkan dalam cerita. Kita bisa menarik file untuk menunjukkan bahwa batch
saran pengiriman uang dan batch total dipertahankan dalam piutang hingga
laporan komputer yang diterima? kita bisa. Anda harus menggunakan pedoman 6
hati-hati, bagaimanapun juga Anda tidak boleh menarik DFD yang berantakan
dengan file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu menggunakan penilaian
Anda.
Menggambar aliran DFD logis
DFD logis saat ini menggambarkan kegiatan logis yang
dilakukan dalam sistem. sejak level 0 DFD menggambarkan pengelompokan kegiatan
logis tertentu, kita mulai DFD level 0 dari menghitung kegiatan dalam sistem,
kemudian kami kelompokan kegiatan tersebut. jika Anda telah mengikuti bersama
kami, Anda sudah memiliki daftar kegiatan yang akan dimasukkan dalam
DFD level
0.
Apakah kamu tahu apa itu list? Aktivitas yang dimasukan
level 0 DFD adalah aktivitas yang tersisa pada table entitas dan activities.
Tabel 3.1 adalah tabel dimana kita sudah menyeleksi semua yang bukan proses
aktivitas. List kami termasuk aktivitas 2, 3, 4, 8, 9, 11, 13, 16, 17, 18, dan
19. Ingat pada saat ini kita tidak memikirkan aktivitas yang lain karena
aktivitas yang lain maupun aksi performa pada situasi yang normal dan tidak
termasuk dalam level 0 DFD, yaitu mengirim dan menerima data. Beberapa petunjuk
akan membantu kita untuk mengelompokan aktivitas tersebut.
Pedoman 7 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki ditempat dan waktu yang
bersamaan.
Contoh, aktivitas 2 dan 3 dilakukan di ruang surat oleh
petugas pada setiap pembayaran diterima.
Pedoman 8 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki waktu yang bersamaan
tapi berbeda tempat.
Contoh, aktivitas 11 dilakukan oleh kasir “secara langsung”
sebelum komputer mencetak slip simpanan di aktivitas 16.
Pedoman 9 :
Grup aktivitas yang nampaknya logis terkait, dalam rangka
untuk menghilangkan satu-aktivitas lingkaran sedapat mungkin.
Pedoman 10 :
Untuk membuat suatu DFD dapat dibaca, gunakan diantara 5 dan
7 lingkaran.
Kami telah menemukan cara agar pedoman ini dapat lebih
dimengerti yaitu dengan cara “mengurutkan” aktivitas pada level 0. Ada beberapa
cara untuk mengurutkan aktivitas, permintaan pengurutan kronologi dapat
mempercepat menemukan solusi. Coba urutkan aktivitas kedalam permintaan
kronologi lalu lihat tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat kamu menyortir
baris. Sekarang coba golongkan aktivitas tabel 3.2 seperti yang kamu ketahui,
mereka harus dikelompokan.
Contohnya, jika kita mengikuti petunjuk nomer 2 (waktu dan tempat yang sama) kita dapat menggambungkan aktivitas 2 dan 3; aktivitas 13, 14 ,17 dan aktivitas 18 dan 19, walaupun ini akan membuktikan kepuasaan, maka akan ada 8 lingkaran dan akan ada beberapa lingkaran yang hanya memiliki 1 aktivitas sejak kita memilih untuk tidak memiliki 1 aktivitas lingkaran sampai kita mendapatkan level terendah DFD. Kita memproses lebih jauh pengelompokan.
|
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
|
Ruang surat
|
1
1
1
|
02. Menandatangani cek
03. Menulis jumlah yang dibayarkan dan nomer cek atas
saran pengiriman uang
04. Mempersiapkan saran pengiriman uang
|
|
Juru surat piutang
|
2
|
08. Kunci total batch, nomer pelanggan, nomer tagihan
jumlah yang dibayar dan
nomer cek
|
|
Komputer
|
2
3
3
|
13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan bahwa jumlah
yang benar sadang dibayar
14. Posting pembayaran ke file induk rekening
Piutang
17. Mencatat transaksi
|
|
Komputer
|
3
3
|
16. Mencetak surat tanda setor
11. Membandingkan surat jumlah setor dengan cek
|
|
Kasir
|
4
4
|
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan rekening pembayaran nasabah
|
|
Juru surat piutang
|
4
|
09. Membandingkan laporan komputer dengan saran
pengiriman dan total batch
|
Jika kita menggunakan petunjuk ke 8 (waktu yang sama dan
tempat yang berbeda) kita dapat menggabungkan aktivitas 2, 3, dan 4 walaupun
dilevel ini kita hanya mempunyai 4 lingkaran. Solusi ini sangat efektif
untuk yang pertama karena kita tidak memiliki aktivitas tunggal
lingkaran.
Dalam ringkasan, kami mengelompokan
Kelompok 1 : aktivitas 2, 3, 4
Kelompok 2 : aktivitas 8, 13, 14, 17
Kelompok 3 : aktivitas 16, 11
Kelompok 4 : aktivitas 18, 19, 9
Sebelum kamu memilih kelompok kamu, berikan setiap kelompok
nama yang menggambarkan kegiatan logis dalam kelompok dan gambar arus DFD.
Misalnya, pada label lingkaran 1.0 “mencatat penerimaan cas karena lingkaran
yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim oleh pelanggan
sampai pembayaran diinput ke dalam komputer.” Pada lingkaran 2.0 “catatan
pungutan pelanggan” karena aktivitas pada lingkaran 2.0 adalah mencatat
pembayaran pada file induk rekening piutang.
Untuk menggambar diagram logical DFD, Anda harus memulai dengan cara yang sama yaitu Anda mulai menggambar DFD fisik saat ini. Kemudian menggambar entitas eksternal pada tepi kertas. Gambarkan aliran label dari entitas eksternal, sementara biarkan pusat halaman kosong untuk menerima sisa diagram. Karena ini adalah logical DFD, data yang mengalir ke dan dari entitas harus memiliki deskripsi logis (misalnya, deskripsi digunakan pada diagram konteks). Bandingkan diagram Anda ke solusi dalam gambar 3.9. Diagram anda harus terlihat seperti di gambar 3.9 jika kamu memakai pengelompokan yang telah kami jelaskan. Pengelompokan lain mungkin dalam pedoman. Setiap pengelompokan yang berbeda harus mengarah pada DFD logis yang berbeda.
Ringkasan penggambaran data aliran diagram
Di bagian ini, kita meringkas apa yang telah kita pelajari
tentang menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda
menggambar diagram ini. Akhirnya, kami memberikan beberapa pedoman baru untuk
menangani beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika kita membuat DFD.
Pertama dan yang terpenting, jangan biarkan kekakuan
dokumentasi team proses. Gunakan diagram untuk memahami sistem. Kita telah
menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu
kamu untuk mengambarkan DFD. Gunakan penilaianmu untuk menggunakan informasi
ini.
Akan tiba waktunya ketika fungsi operasi melakukan pemrosesan informasi. Contohnya ketika departemen penerima menyiapkan dokumen indikasi banyaknya widget yang di dapat, departemen penerima yang memiliki tugas utama adalah untuk mengolah aktifitas informasi. Departemen gudang dan pengiriman adalah unit oprasi yang selalu beroprasi mengolah aktifitas informasi. Mengikuti petunjuk penggunaan.
Pedoman 11 :
Aliran data seharusnya mendapatkan oprasi kesatuan kotak ketika
hanya fungsi oprasi berlaku dengan kesatuan. Aliran data harus masuk lingkaran jika
oprasi kesatuan beraksi pengolahan informasi aktifitas.
Misalnya, ketika dalam operasi entitas yang menerima barang,
DFD fisik bisa menunjukkan baik "menerima" kotak atau
"menerima" lingkaran, sedangkan DFD logis mungkin menunjukkan baik
kotak departemen menerima atau "menerima laporan lengkap" lingkaran.
Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file
komputer harus melalui lingkaran komputer.
Tidak akan ada aliran data yang mundur pada DFD logis, jika
Anda memiliki aliran data akan kembali ke titik pengolahan sebelumnya (yaitu
lingkaran bernomor lebih rendah), Anda memiliki representasi fisik dari aliran
atau proses.
Apakah ada kesempatan ketika proses tidak dapat berjalan sesuai rencana? ya, ada. dan dalam kasus seperti ini, tindakan yang diperlukan akan ditangani oleh pengolahan rutinitas pengecualian atau rutinitas kesalahan. Ini adalah proses untuk diluar kendali (istimewa) atau transaksi yang salah. Pengolahan yang dilakukan pada situasi yang lain pada biasanya ini harus didokumentasikan di level 0 tingkat DFD dengan menolak bertopik yang menunjukkan bahwa proses yang luar biasa harus dilakukan. Suatu tulisan rintisan menolak adalah aliran data ditugaskan label "Reject" yang meninggalkan lingkaran tapi tidak pergi ke lingkaran atau file lainnya. Ini menolak bertopik, yang hanya ditampilkan di tingkat bawah diagram, dapat ditambahkan tanpa membawa himpunan diagram yang tidak seimbang.
Sistem Diagram Alur
Sistem Diagram alur adalah representasi grafis dari sistem informasi, proses, arus logika, input, output, dan file, serta operasi terkait entitas sistem, aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan dengan sistem informasi. mengandung manual dan aktivitas komputer, diagram alur sistem menyajikan render logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan di mana dari informasi dan proses operasional.
Dengan menggabungkan aspek fisik dan logis dari diagram alur
sistem memberikan gambaran penggunaan lengkap dari suatu sistem. DFD fisik dan
logis menggambarkan setiap aspek dari sistem. di samping itu, diagram alur
sistem meliputi konteks operasional dan manajemen untuk sistem. Aspek ini
diabaikan dalam DFD. auditor menggunakan diagram alur sistem untuk memahami
sistem dan untuk menganalisis kontrol sistem.
SUMBER
Buku : Accounting Information Systems
Pengarang : Gelinas, Oram and Wiggins
Tabel Normalisasi
Normalisasi Pertama (1NF/ First Normal Form)
Karena form tersebut tidak normal, maka kita akan menjadikan
database tersebut menjadi INF (First Normal Form) :
Suatu relasi disebut memenuhi bentuk normal pertama (1NF)
jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai
tunggal dan tidak ada pengulangan grup atribut dalam baris. Bentuk 1NF
tidak boleh mengandung grup atribut yang berulang.
Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam
satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”.
Tidak ada set attribute yang berulang atau bernilai ganda.
Tiap attribute hanya memiliki satu pengertian.
Bentuk First Normal Form / Normalisasi
Pertama :
Normalisasi Ke Dua (2 NF /Second Normal Form)
Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah
memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah
bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key. Sehingga untuk membentuk
normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah
unik dan dapat mewakili atribute lain yg menjadi anggotanya.
Dari contoh Table Rekapitulasi GIN pada normalisasi pertama
terlihat bahwa kunci utama/ primary key yaitu NO_GIN, dan yang merupakan kunci
tamu/ foreign key yaitu ID_Staff, Kode_Unit, dan Kode_barang. Pada normalisasi
kedua ini semua foreign key pada Table Rekapitulasi GIN dipecah menjadi
beberapa 3 table.
Bentuk Second Normal Form / Normalisasi Kedua:
